Les agents
Aucun cabinet n'a besoin de quinze outils. Alors nous ne les classons pas par technologie, mais par ce qu'ils exigent de vous : rien, votre validation, ou l'accès à votre logiciel.
Ces fonctions se mettent en place avec un numéro et vos informations pratiques. Elles ne touchent pas à votre informatique.
Nous construisons ensemble une base de réponses. Vous validez chaque formulation avant qu'elle ne soit dite à un patient.
Ces fonctions écrivent dans votre agenda. Ce qui est possible dépend de ce que votre logiciel autorise — nous le testons chez vous.
Palier 1 — Répondre
Ce palier ne demande aucun accès à votre logiciel. Il se met en place avec un numéro et vos informations pratiques. Votre réception cesse de recevoir des messages vocaux et reçoit des demandes écrites.
Il répond, comprend le motif, traite ce qui est courant et transfère le reste. Français, néerlandais et anglais. Y compris quand la ligne est occupée ou hors horaires.
Le socle de tout le resteUn appel n'aboutit pas : un message part vers l'appelant, recueille le motif, et répond ou transmet. Votre réception ne rappelle plus à l'aveugle.
Le plus rapide à mettre en serviceHoraires, adresse, accès, parking, documents à apporter, modalités. Depuis une fiche que vous validez. Jamais de conseil médical.
Ce qui revient le plus souventIl collecte les informations utiles, identifie le motif de la demande et l'oriente vers la bonne suite. La réception reçoit un dossier déjà rempli.
Moins de saisie à l'arrivéePalier 2 — Décharger
Ce palier demande un travail commun : nous écrivons avec vous une base de réponses, et vous la validez. C'est ce qui distingue un agent utile d'un répondeur intelligent — et c'est ce que nos concurrents ne couvrent pas.
Mutualités, conditions de prise en charge, pièces à fournir, démarches à faire avant un traitement. L'agent donne ce que vous avez validé, et rien de plus.
Dès qu'il s'agit d'un cas particulier, il transmet. Aucune décision de remboursement n'est produite par un agent.
Ce que le marché ne traite pasVous écrivez le protocole, nous le mettons en œuvre. L'agent collecte les éléments que vous avez définis et transmet en priorité.
Aucun diagnostic, aucun tri médical. L'agent recueille et transmet — c'est votre équipe qui évalue.
Vous gardez la décisionTéléphone, formulaire du site, e-mail, messagerie. Les demandes arrivent classées par motif, au lieu d'être éparpillées sur quatre canaux.
Votre réception ouvre une liste, pas quatre boîtes.
Fin de la dispersionPalier 3 — Remplir et piloter
Ces fonctions écrivent dans votre logiciel. Ce qui est réellement possible dépend de ce que ce logiciel autorise — et nous ne le savons qu'après l'avoir testé chez vous.
Nous n'affirmons aucune compatibilité sur ce site — ni avec le vôtre, ni avec un autre. Tant qu'un logiciel n'a pas été testé, nous ne savons pas ce qu'il autorise, et nous ne le prétendons pas. La vérification fait partie de l'audit, et elle est gratuite. Ce que ça implique concrètement →
L'agent identifie la spécialité adaptée, applique vos règles de cabinet et propose les créneaux disponibles.
Rappels échelonnés, confirmation, et signalement des rendez-vous à risque avant qu'ils ne sautent.
Une annulation ouvre un trou : l'agent identifie les patients compatibles et leur propose la place.
Contrôles annuels, suites de traitement, suivis longs. Le patient est recontacté au bon moment.
Ceux que vous n'avez pas vus depuis six à vingt-quatre mois, avec un message adapté à leur situation.
Confirmation, informations pratiques, documents à apporter. Le patient arrive prêt.
Appels reçus, manqués, motifs, transferts, temps administratif. Ce que l'agent a traité, et ce qu'il vous a laissé.
En langage courant, sans tableau ni formule : « combien d'appels sur les mutuelles ce mois-ci ? »
Comment c'est construit
Les paliers disent ce que ça exige de vous. Les couches disent comment le système est bâti. C'est la même chose vue de l'autre côté.
Les couches 1 et 2 fonctionnent sans votre logiciel. Les couches 3 et 4 en dépendent.
Une journée type
Cinq moments d'une journée ordinaire dans un cabinet de cinq praticiens. Exemples illustratifs.
Un patient veut décaler son rendez-vous de jeudi. L'agent lui propose deux créneaux, il en choisit un.
Selon votre logiciel La réception trouve la demande réglée en arrivantDeux appels pendant une extraction. L'agent répond aux deux : horaires du samedi pour l'un, demande de rendez-vous pour l'autre.
Autonome Aucune sonnerie dans la salle de soinsUn parent demande le remboursement de l'orthodontie de sa fille. L'agent donne les conditions que le cabinet a validées, puis note le cas.
Vos réponses validées Rappelé l'après-midi, avec le contexte déjà prisUn créneau se libère pour demain matin. L'agent le propose aux patients dont le motif et la disponibilité correspondent.
Selon votre logiciel Le trou se remplit sans que personne n'appelleUne nouvelle patiente demande si le cabinet prend des patients et ce qu'il faut apporter au premier rendez-vous.
Autonome Une demande écrite attend l'ouvertureLa suite
Quinze fonctions, ce n'est utile que trié. L'audit sert exactement à ça : voir comment vos appels arrivent, et vous dire lesquelles sont livrables chez vous — et lesquelles ne le sont pas.
Ou appelez directement : +32 480 11 22 80
Le palier 1 se met en place sans toucher à votre informatique. C'est là que la réception sent la différence le plus vite, et c'est réversible.
Le palier 3 vient après, une fois votre logiciel vérifié.
Bruxelles et Belgique · déplacement inclus